دليل إعداد وكتابة الرسائل والتقارير

دليل إعداد وكتابة الرسائل والتقارير
انجاز المستشار التربوي
محمد مصيف فيفري 2011 م.




الهدف التدريبي للندوة
تنمية مهارات إعداد وكتابة الرسائل وفق الشروط الشكلية والموضوعية لتحقيق متطلبات العمل، والنجاح الشخصي في الوظيفة.

في نهاية هذه المادة التدريبة على
- أنواع الكتابة الإدارية التي يجب أن يلم بها الموظف.
- مدى أهمية إعداد الرسائل في الأعمال الإدارية.
- كيفية إعداد الرسالة من حيث شكلها، ومواصفاتها.
- أنواع المراسلات المستخدمة في الأجهزة الحكوميةوالخاصة.
- الشروط الشكلية، والموضوعية للمراسلات.
أنواع الكتابة الإدارية

يتفاعل الناس في العالم ويتصلون ببعضهم، ويعبرون عن مشاعرهم وقضاياهم بـثلاثة وسائل هامة ورئيسية :

ويتوقف درجة نجاح الموظف الرسمي ، على درجة ومستوى اتقانه لتلك المهارات، وخاصة في الأساس الكتابة، والحديث. فالذين يستطيعون أن يعبروا عن أنفسهم بالكتابة، يحققون نجاحاً كبيراً في العمل، والمجتمع، والذين يستطيعون التعبير عن أنفسهم بالحديث، من خلال إدارة الاجتماعات، والتوجيه الشفوي والخطابة، يحققون نجاحاً كبيراً في الإدارة والقيادة.
ولكن ما هي أنواع الكتابة الإدارية المطلوبة في الوظائف؟
نستطيع أن نذكر أهمها وهي : -


وسوف نذكر في هذه الندوة التدريبية، على المراسلات، وبناء مقومات تدريبية تطبيقية لتحقيق النجاح والتطور في إعداد وكتابة الرسائل.

أهمية كتابة الرسائل
• تعتبر الرسائل أهم وسائل نقل المعلومات والأفكار والحلول في الأعمال المكتبية.
• الرسالة شكل توثيقي مهم في الأعمال الرسمية الحكومية، وفي الأعمال التجارية.
• لا يمكن تصور نجاح الموظف والسكرتير اليوم دون إتقانه مهارات الكتابة وإلمامه بالحاسب الآلي .
• تعتبر الرسالة وثيقة إدارية ووسيلة لنقل المعلومات من مستوى إداري إلى مستوى إداري آخر.
• تعرض الرسالة فكرة الإدارة أو القسم نحو مشكلة أو موضوع ما ، وتقديم مقترحات تؤدي إلى حلول للمشكلة.
• الرسالة الجيدة تولد تأثيراً كبيراً على قارئها، وهي مرآة لكاتبها أو للجهة التي تمثلها.
• الرسالة تُكوِّن الانطباع الجيد لدى القارئ لجودتها، وشكلها، وتنسيقها، ودقة معانيها وتأثيرها....../....تابع.