مراقبة المشروع PROJECT CONTROL

مراقبة المشروع
PROJECT CONTROL


المقصود بمراقبة المشروع الاحتفاظ بأنشطة المشروع في حالة عمل وقياس أداء هذه الأنشطة بمجرد وضعها في حيز التنفيذ . وتتضمن مراقبة المشروع المراحل الأربع التالية:

.1 المراجعة الدورية لأداء كل نشاط من أنشطة المشروع المجدولة .
.2 قياس أداء المشروع في مقابل أهداف المشروع المخطَّطة .
.3 إنجاز الإجراءات الضرورية بشأن الأنشطة الحيوية التي تؤثر على أداء المشروع .
.4 إعلام المسئولين عن إدارة المشروع وفريق العمل بالتقدم الكلي من خلال الاجتماعات ، والمذكرات ، والتقارير المكتوبة .

وتركِّز هذه التقارير على الأنشطة الحيوية التي تقع فيما وراء الجدول وعلى الأعمال التصحيحية لها.

قياس أداء المشروع Measuring Project Performance

تمثِّل مراقبة المشروع نظام تحذير مبكر لتحليل المشكلات في المراحل الأولى للمشروع وبذلك يمكن تجنّب مواقف الذعر والهلع عندما يقترب المشروع من الانتهاء . وهي تقارن جدول البداية المبكِّرة والنهاية المبكِّرة ، على أساس الخطة الأصلية بالأداء الفعلي للمشروع .

وتتصف المراحل المتميِّزة الأربع بما يلي :

.1 المراقبـــة : التحقق الدوري للخطة والجدول .
.2 التقديــــر : التعرُّف على البنود الحرجة والمشكلات .
.3 التحليــــل : إيجاد حلول للمشكلات .
.4 الاتصـــال : توجيه النصح والإرشاد للإدارة وأعضاء فريق المشروع ، والمورِّدين ، والبائعين وأصحاب المقاولات .

مراقبة المشروع Monitoring the Project

المقصود بمراقبة أنشطة المشروع التأكد المستمر من تنفيذ هذه الأنشطة . ويعتبر هذا الجهد ضرورياً للحفاظ على أن يظل المشروع تحت السيطرة . وسيقوم أعضاء فريق المشروع على الأقل مرة واحدة في الشهر بالتأكد رسمياً من تنفيذ المشروع ككل . وعند ظهور حالات إزعاج تدل على أن المشروع يتعرض لصعوبات ، فإن المراقبة الرسمية وكتابة التقارير ستتكرر كثيراً . ويتم ملاحظة الموقف الحالي لكل نشاط من أنشطة المشروع وتسجيله في أثناء مرحلة المراقبة . وستحدَّد الخطوات التالية ما إذا كان أيٍ من هذه الأنشطة سيؤثر تأثيراً جوهرياً على الجدول . وللحصول على صورة واضحة يتم توضيح الفترات الزمنية المعدَّلة لهذه الأنشطة بالجدول. ويقوم أعضاء فريق المشروع المسئولين عن أنشطتهم الشخصية بمراجعة واعتماد هذه التغييرات . وتفيد المذكرات واجتماعات الموقف أو أية وسائل اتصال أخرى في تحقيق هذا الغرض .

تقدير المشروع Assessing the Project

تحدِّد المرحلة التالية / مرحلة تقدير المشروع ، ماذا أحدثت التغيرات على جدول المشروع ، خاصة على تاريخ تكملة المشروع . ومع الفترات الزمنية المعدَّلة ، يتم عمل حسابات جديدة لأزمنة البدء لأقرب ما يمكن ولأزمنة النهاية الأقصى ما يمكن لجميع أنشطة المشروع .

ولملاحظة التأثير الكلي ، يتم إعداد جدول جديد تماماً ، وما يتطلبه من إعادة حسابات إجمالي التعويم لكل نشاط . وسيُظهِر جدول التعويم الإجمالي الجديد بعض التغيرات المثيرة على بعض الأنشطة ، والتي تعني أن جدولاً جديداً يحتاج إلى إعادة حساباته . وسيفيد الجدول الجديد في التعرُّف على جميع الأنشطة التي تعويمها صفراً وأيضاً تلك الأنشطة التي تعويمها صغيراً نسبياً . ويلفت الجدول النظر إلى هذه الأنشطة بغرض (1) منع مزيد من التأخيرات المحتملة . (2) لتخفيض فتراتها الزمنية كطريقة محتملة لإعادة المشروع إلى تاريخ انتهائه الأصلي . ويكون الجدول المعدَّل كاملاً تماماً بحيث يوضِّح أوقات البدء الأقرب والأقصى ، وأوقات النهاية الأقرب والأقصى ، والفترات الزمنية ، والتعويم . ومن المفيد جداً في مراجعة المشروع تحليل مشكلات الجدولة .


تحليل المشكلات Resolving Problems

يجب الإجابة عن أسئلة معيَّنة للمساعدة في حل مشكلات تخطيط وجدولة المشروع .

.1 أي الأنشطة النوعيَّة تكون وراء الجدول ؟ وكم من الوقت ستؤخر تاريخ المشروع إذا لم يتم تصحيحها ؟

.2 ما الأسباب التي أدت إلى التأخيرات التي نتج عنها تأخير المشروع ؟

.3 ما الخطوات التي تم أو يتم اتخاذها (أو التي يجب اتخاذها) لتوضيخها على الجدول ، وماالنتائج التي تحققت أو المتوقَّعة ؟

.4 هل توجد أية توصيات خاصة أو معيَّنة لمزيد من العمل لإعادة الجدول إلى وضعه الأصلي ومنع المزيد من التأخيرات ؟

الاتصــــال Communicating

من المهم توصيل موقف المشروع إلى الإدارة والموردين والبائعين ، وأصحاب المقاولات وأعضاء فريق المشروع . وتعتبر التقارير المكتوبة أحد أدوات الاتصال الأكثر نفعاً ، بالإضافة إلى وسائل أخرى فعَّالة مثل المكالمات التليفونية والمذكرات والاتصال الشخصي والاجتماعات الرسمية وأيضاً الاجتماعات المستمرة طوال الفترة الزمنية للمشروع .

ويمثِّل تقرير الموقف أو الحالة نظرة عامة عن مايحدث في المشروع ، مما يعطي القراء فرصة لأن يقترحوا تحسينات في وقت مبكرٍ لإحداث أثرٍ على تقدُّم المشروع .

ولا يشترط أن يكون تقرير الوضع أو الحالة موسَّعاً ، بل مجرد ملخص ويجب أن يكون التقرير في شكل مختصر بسيط ويمكن قراءته ومصمَّم بطريقة تحبِّب في قراءته . ويتضمن التقرير خلفية مختصرة عن المشروع ، مع التركيز على المجالات الحرجة ، وتحديد مواطن الضعف والتحسينات المخطَّطة .
تقارير المشروع Project Reports

في أثناء الفترة الزمنية للمشروع ، قد نحتاج إلى تقرير شامل يراجع التقدم الكلي حتى لحظة إعداده أو قد يتم إعداد تقرير عند نهاية المشروع للتوثيق . وحيث أن تقارير الموقف أو الحالة تكون قصيرة نسبياً لمثل تلك الأغراض ، فإن تقريراً من النوع التقليدي يمكن أن تستخدم في بيئة الأعمال ويكون أكثر ملاءمة من غيره من التقارير . وتتضمن العناصر الرئيسية لهذا النوع من التقارير مايلي:

أ - مقدمـــة

* الغرض
* المجال (حدود التقرير)
* خلفية

ب – ملخص (نقاط التركيز في المشروع)
جـ- إستنتاجات
د - وصف المشروع
هـ- ملاحــق

يجب أن تصِف المقدمة الغرض (بيان بالهدف من التقرير) ، والمجال (الحدود المرتبطة بالمفهوم ، وأهداف المشروع ، الغرض ، والتوقيت ، والتكاليف ، والأفراد / العمل) وخلفية (حقائق وراء المشروع).

وقد يكون الملخص (والذي قد يُسمَّى أيضاً نقاط التركيز) تعقيباً أو مكوِّناً من عدد من التصريحات . وتلخّص محتوياته تقرير المشروع الكامل. وإذا كان التقرير صغيراً نسبياً ، فإن الملخص قد يحتوي أيضاً على جذور الأحكام والمقررات من مخرج المشروع .

وقد تحتوي الاستنتاجات أية توصيات . وفي الواقع ، قد يتبع كل استنتاج توصية . وقد يحتوي هذا القسم أيضاً على برامج عمل بديلة قد يتم تنفيذها . وإذا كان التقرير مكتوباً عند بداية المشروع ، فإنه يجب أن يتضمن عرضاً لبرنامج العمل المفضل .

أما باقي التقرير ، وصف المشروع والملاحق ، فهو يحتوي على التفاصيل (هيكل تقسيم العمل ومتطلبات الأفراد، العمال ، التكاليف ، إلى آخره) ، والحسابات والمواد المرجعية لتدعيم المقدمة ، والملخص والاستنتاجات والتوصيات . ويمثِّل وصف المشروع التقرير بحجمه الكامل 0 أي ما تم فعله وكيف تم . ومع أن المقدمة مع الملخص والاستنتاجات تتم قراءتهم كثيراً ، إلا أن التفاصيل الموسَّعة في الوصف يجب أن تكون دقيقة وصحيحة وشاملة . فالوصف هو توثيقُُ للإستنتاجات .

ويتكون التقرير نموذجي الهيكل ممايلي:

أ - صفحة العنوان
ب - خطاب نفــاذ
جـ- جدول المحتويات
د - مقدمـــــة
هـ- ملخـــــص
و - استنتاجـــات
ز - وصف المشروع

.1 خطــــة

أ - بيان الهدف
ب – قائمة أنشطة المشروع (مع الأوصاف) .
جـ- هيكل تقسيم العمل .

.2 جـــدول

أ - تقديرات الوقــت .
ب - الجدول الزمنــي .
جـ- جدول ذو خريطة الشرائط .


.3 مراقبة المشروع

أ - تقارير الحالة أو الموقف أو الوضع .
ب - جداول ذات خرائط الشرائط لتقدم سير العمل بالمشروع .
جـ- خرائط الشرائط للملخص .

.4 تكاليف المشروع

أ - جدول التكلفة (النفقات) .
ب - مراقبة التكلفة (تقارير مخرج تكلفة) .
جـ- حساب الزمن / التكلفة (إذا لزم الأمر) .

.5 جدول وخطة الأفراد /العمال

أ - خرائط توزيع الحمل للأفراد /العمال .
ب - خرائط "التنعيم" للأفراد /العمال .

إن قلب مفهوم إدارة المشروع هو المراقبة الجيدة ، وبالتالي يجب أن يتم إعدادها بعناية . ولا يحتاج الأمر إلى أدوات مراقبة معقدة . وأدوات الرقابة يجب أن تكون كافية فقط لضمان مسايرة خطة المشروع الشاملة . وبالتالي يجب أن توفِّر خطة تنفيذ المشروع العناصر الأساسية لعملية الرقابة . ومن المهم إخبار المؤسسة بالمدى الذي يمكن أن يصل إليه استخدام هيكل تقسيم العمل ، وكيف ستكون الوحدات أو المهام صغيرة .