مفهوم الاجتماعات !!!مفهوم الاجتماعات !!!مفهوم الاجتماعات !!!

الاجتماعات

مفهوم الاجتماعات :
1. عرفت الاجتماعات على أنها "عبارة عن تجمع شخصين أو اكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضع معين" .
2. كما عرفت أنه جميع أو التئام أو حشد من الأفراد للبحث أو اتخاذ قرار بشأن أمر أو أمور معينه و نلجأ إليها عندما نرغب في أفضل الحلول للمشكلات وتقوم على مفهوم العمل الجماعي المتعاضد الذي مؤاده أن الجماعة اكثر ثراء وعطاء من الأفراد المكونة له .

أهمية الاجتماعات :
الإنسان بطبعه يميل إلى الاجتماع بالآخرين لتحقيق إنسانيته و أدميته حيث أن الاجتماعات:
1. تعطيه فرصة التعرف على الأفكار والآراء والتقارب في وجهات النظر للوصول إلى وحدة الرأي والكلمة .
2. تسهم بشكل كبير في تحقيق الأهداف عن طريق الوصول بصورة جماعية إلى قرارات معينة .
3. تسهم في حل المشاكل التي تعترض الأفراد والمنظمات .
4. من خلال المناقشات تظهر الحقائق التي لا مراء فيها والتوصل إلى هذه الحقائق وتنقيتها وتصفيتها تودي إلى قرارات قابلة للتطبيق .

أنواع الاجتماعات :
تختلف الاجتماعات باختلاف طبيعتها ومستوياتها ومدتها ودرجة شكلياتها وعلى هذا يمكن تقسيمها للآتي :
أولاً : اجتماعات من حيث المدة والزمن وتنقسم إلى نوعين :
1. اجتماعات دورية يغلب عليها الطابع الرسمي تحكمها اللوائح والأنظمة وإما تكون سنوية أو شهرية أو أسبوعية .
2. اجتماعات غير دورية : وتعقد بهدف أمور ومواضيع طارئة وهذا النوع يعقد في وقت كلما دعت الحاجة إلى ذلك .

ثانياً : اجتماعات من حيث المستوى ، ويمكن تقسيمها إلى ثلاث أنواع :
1. اجتماعات الدول والمنظمات العالمية ( مثل : جامعة الدول العربية وهيئة الأمم المتحدة).
2. اجتماعات على مستوى الدول (مثل اجتماعات مجلس الوزراء ).
3. اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص (مثل : اجتماع مجلس الإدارات واللجان في الشركات ) .

كذلك هناك أنواع أخرى من الاجتماعات مثل :
• اجتماعات إعلامية ، وتعقد بهدف توصيل معلومات إلى المشاركين في الاجتماع ويحضرها عدد كبير من الناس ، وفي مثل هذا النوع من الاجتماعات عادة لا يكون هناك مجال للمناقشة وطرح الأسئلة .
• اجتماعات تعقد بهدف المناقشة وتبادل الأفكار والآراء والمشاعر والمعلومات بخصوص موضوع معين ، ولا يصدر عن مثل هذا النوع من الاجتماعات قرارات أو خطة عمل ، ويكون الغالب فيها أيضا موضوع معين لأعضاء الجماعة أو فهم وجهات نظر الآخرين أو الحصول على معلومات قبل اتخاذ قرار معين .
• اجتماعات تعقد بهدف اكتشاف مشكلات غامضة أو البحث عن عرض أفضل لتحسن إنتاجية العمل ، وهذا النوع من الاجتماعات يساعد في القضاء على المشكلات في مهدها قبل أن يستعصى حلها .
• اجتماعات عقد لوضع الأهداف قصيرة الأجل عند التخطيط للأنشطة المستقبلية للوحدة الإدارية وبمشاركة المرؤوسين للرئيس في وضع الهدف ليصبح من اليسير تحقيقه .
• اجتماعات تعقد بهدف التفاوض ، حيث يكون هناك طرفين أو اكثر في موقف تفاوض حول قضية ما ، يتم عرض وتبادل الآراء وتقريب مواءمة وجهات النظر واستخدام الأساليب التأثيرية بغرض الإقناع والحفظ على المصالح القائمة أو الحصول على منفعة جديدة .
• اجتماعات التعلم ، الهدف منها تغير اتجاهات الأفراد بتعلم المعرفة واكتساب بعض المهارات وتتوقف فعاليتها على مدى تمكن قائد الاجتماع على تمكن قائد الاجتماع على إدارته باقتدار ومهارة ، وتعقد عادة على المحاضرات والوسائل البصرية المساعدة والطرق الفعالة للعروض الشفهية .
• اجتماعات تقويم الأداء ، وتهدف إلى توفير المعلومات المرتدة للموظف فيما يتعلق بأدائه .

ومما تجدر الإشارة إليه الاجتماع بالهيئة التعليمية للمدرسة والذي يهدف إلى تحسين العملية التعليمية ، وهو يؤدي دوراً بارزاً في توفير المساندة والطمأنينة وتنمية روح التعاون وإفساح المجال للابتكار والإبداع لتكوين رأي عام مشترك يفيد تنسيق الأعمال وحل المشكلات ويتنوع هذا النوع من الاجتماع حسب الهدف منه فهناك :
• اجتماعات في أول العام الدراسي أو قبل بدايته : بهدف التعرف على الموظفين المستجدين أو الحصول على معلومات كافية عنهم وتوفيق الصلة بين قائد الاجتماع سواء كان مشرفاً تربوياً أو مدير المدرسة ، كما يهدف إلى معرفة احتياجات المدرسة والعمل على تلبيتها وتدارس ما يستجد من الأمور وما يتوقع من أحداث في إطار السياسة التعليمية والتعاون في وضع خطة عمل سنوية .
• اجتماعات تعقد خلال السنة الدراسية : وهي مكملة للاجتماعات الأولى يتم فيها الاطمئنان على سير العملية التعليمية في مسارها الصحيح لتحقيق الأهداف المرجوة دون تباطؤ ومن المهم أن تحفظ لهذا النوع من الاجتماعات بصورة مشتركة بين كافة الأطراف المعنية .
• الاجتماعات بالهيئة التعليمية بعد زيارة الفصول : في هذا النوع من الاجتماعات تناقش الملاحظات بأسلوب موضوعي دون التركيز على إرشادات توحي بقيادة جافة مفروضة تلغي وجهة نظر المعلم.

إيجابيات الاجتماعيات وسلبياتها :
الإيجابيات :
1. التوصل إلى دراسة كاملة وشاملة ومتأنية .
2. اتسام القرارات بالنضج والعمق والصدق والموضوعية عكس القرارات الفردية التي تصطبغ بالتحيز والمصالح الشخصية.
3. صبغة النقاش والحوار الجماعي بالديمقراطية القائمة على احترام آراء الآخرين فكل عضو يستطيع أن يعبر عن آرائه وأفكاره بحرية مهما اختلف مركزه الوظيفي.
4. وسيلة مهمة من وسائل التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود والقضاء على الازدواجية وإزالة أسباب الخلاف وتقريب وجهات النظر.
5. أداة ناجحة للتدريب نتيجة احتكاك الخبرات الحديثة والقديمة عن طريق النقاش والحوار وتبادل الرأي وتولد الأفكار والمقترحات الخلاقة .
6. تتيح الفرصة للقيادات الإدارية وتوصيل آرائهم وتوصياتهم ووجهات نظرهم إلى العاملين كما تتيح في نفس الوقت توصيل شكاوي العاملين إلى القيادات الإدارية العليا .
7. تسهم في رفع معنويات الأعضاء المشاركين فالعضو مهما أختلف مركزه الوظيفي له صوت واحد فقط مما يجعل القرارات بعيدة عن السيطرة وتحكم أصحاب المراكز العليا والنفوذ .


السلبيات :
1. صبغة الاجتماعات بالمصالح الشخصية والصراع بين الأعضاء قد يهدر الجهود ويكون وسيلة للتنافر وعدم الوفاق .
2. احترام النقاش واختلاف الرأي ووجهات النظر حول القضايا المطروحة وصعوبة التوصل إلى قرار نهائي يتفق عليه . قد يلجأ المجتمعين إلى الحل الوسط للتوفيق بين وجهات النظر المختلفة حتى إذا لم يكن هذا القرار سليماً ولا يراعي المصلحة العامة مما يهدم قيمة الاجتماع .
3. قد تشكل الاختلافات في المستويات الثقافية والوظيفية بين الأعضاء عائقاً كبيراً في الاتصال بينهم فالأشخاص الذين يحتلون مراكز وظيفية عليا يميلون إلى التحكم في الاجتماع والتحدث لمدة أطول وغالباً ما تحظى آرائهم بالتأييد والقبول من بقية الأعضاء .
4. افتقار قائد الاجتماع إلى المهارات القيادية في إدارة المناقشة ، وعدم إلمامهم باللوائح التي تحكم الاجتماعات قد يدفع ببعض الأعضاء للسيطرة على جو الاجتماع ، وانصراف انتباه الأعضاء عن المواضيع المطروحة وانشغالهم في مناقشات ثنائية مما يفقد الاجتماعات أهميته في تحقيق أهدافه.
5. إن سلوك قائد الاجتماع وشخصية قد ينعكسان على قيم الاجتماع والنتائج المتوقعة منه . فالقائد الذي ينتهج الأسلوب التسلطي ربما حال بين بقية الأعضاء والتوصل إلى قرارات بناءة ، والتي تميل إلى الروتين تطبيق الإجراءات الرسمية والقوانين مما يؤثر على نفسيات الأعضاء بصورة سيئة .

مراحل تنظيم الاجتماعات :
تمثل الاجتماعات واحدة من أفضل الوسائل لإشراك الجماعة في مجريات الأمور . لكي تحقق الاجتماعات الهدف منها دون إهدار الوقت والجهد ،، لا بد لها من التخطيط المسبق ، فالتخطيط يمثل حجر الزاوية للاجتماعات الناجحة حيث يحدد المسار الصحيح لها وبدونه يتعرض الاجتماع للعشوائية والفشل.
فالتخطيط يعني إقرار الفكر بالقرار في اختيار بدائل من عدة بدائل متاحة لتحقيق الأهداف المطلوبة وترجع أهمية التخطيط للاجتماع إلى كونه :-
1. يبرز الأهداف بصورة واضحة كي يتسنى توجيه جهود الأعضاء في الطريق الصحيح والاستغلال الأمثل للجهود والإمكانات البشرية والمادية.
2. تحديد الاحتياجات اللازمة مسبقا وذلك يساعد على رفع كفاءة الاجتماع ويزيد فاعليته .
3. تجميع المعلومات والحقائق الضرورية لوضع خطة الاجتماع المتمثلة في جدول الأعمال .. تحديد أولويات لجدول الأعمال والوقت المخصص لكل بند من بنوده .. وترجع أهمية هذه الخطوة في أنها تساعد على منع أهداف الاجتماع من الانحراف .
4. إجراء المتابعة والتقويم للاجتماع في ضوء الأهداف المحددة وما يتم إنجازه .. وحصر الأعمال غير المنتهية والتي على أساسها يمكن تجنب الأخطاء عند عقد الاجتماعات المقبلة لذا يساعد التخطيط على الصورة النهائية التي ينبغي أن يكون عليها الاجتماع .

والاجتماعات تمر عادة بعدة مراحل
أولاُ: ما قبل الاجتماع :
يتوقف نجاح أو فشل الاجتماع غالباً على مقدار التخطيط و التحضير لعقده والتي تتمثل فيما يلي :
1. تحدد الهدف من وراء الاجتماع وما المراد تحقيقه .
2. اختيار افضل الأوقات تفشل بعض الاجتماعات بسبب
• انعقادها بعد زمن طويل من وقوع الحدث المعني.
• زمن الاجتماع الذي تم تحديده في يوم أو ساعة غير مناسبة .
3. اختيار المشاركين : كقاعدة عامة اجعل عدد الاجتماعات اقل ما يمكن..
• إذا كنت تريد حل مشكلة فأنت بحاجة إلى من لديهم المعرفة اللازمة
• إذا كنت تريد اتخاذ قرار فأنت بحاجة إلى إشراك من تقع عليهم مسئولية تنفيذ القرار .
• إذا كنت تريد توصيل معلومات حدد من ينبغي عليه الإحاطة بهذه المعلومات.
• أما إذا كان الاجتماع بغرض المناقشة فحدد من سيتأثر ومن يستطيع الإسهام في هذه المناقشة ، بعد تحديد من ينبغي حضوره وجه لكل منهم دعوة واضحة ومحددة لحضور هذا الاجتماع قبل انعقاده بوقت كاف ، ويحبذ إرفاق خارطة تحدد الموقع بوضوح ووقت الاجتماع وجدول الأعمال .
4. إعداد جدول الأعمال : هو عبارة عن قائمة تتضمن كافة الموضوعات التي ستبحث وتناقش خلال الاجتماع وذلك لاتخاذ القرارات والتوصيات بشأنها ، وهو يتضمن عادة بنوداً من جدول الأعمال السابق تحت عنوان أعمال غير منتهية .

لذا لابد من مراعاة النقاط التالية عند إعداده :
• تحديد أعداد المشاركين وعنوان الاجتماع .
• تحديد مكان الاجتماع وتاريخه بدئه وانتهائه .
• تحديد الموضوعات التي ستناقش في الاجتماع في شكل نقاط وعناصر مختصرة
• يجب أن يكون عدد الموضوعات متناسقا مع الوقت المحدد .
• ترتيب موضوعات جدول الأعمال حسب الأهمية .
• الرجوع إلى محاضر الاجتماعات السابقة للتأكد من أن هناك موضوعات لم تستكمل مناقشتها لإدراجها في جدول الأعمال .
• تقليل عدد الوثائق والتعاميم الرسمية قدر الإمكان وتوزيعها على المشاركين قبل الاجتماع .
• تحديد أسماء المسئولين عن مناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال.
.../... يتبع